Grading System

Grading system adalah golongan dari Pekerja yang menunjukkan tingkatan Pekerja tsb dalam perusahaan, yang tentunya penentuan golongan Pekerja tsb harus disesuaikan terlebih dahulu pada kualifikasi dan kompetensi yang dimilikinya.
Berikut gambar di tahap posisi mana grading system tsb berada:

Pada gambar di atas nampak bahwa sebelum melakukan pemetaan terhadap Grading System, kita harus melakukan Job Evaluation terlebih dahulu.

Definisi Job Evaluation adalah Suatu proses yang sistematik untuk menetapkan nilai relative dari seluruh jabatan dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk mendesain ComBen system yang adil dan kompetitif. Fungsi job evaluation:
1. Untuk menetapkan factor penyeimbang dalam penyusunan struktur penggajian,
2. Untuk menetapkan tingkat penggajian yang kompetitif dengan perusahaan lain. Hal hal yang diukur dalam job evaluation:
1. Bobot jabatan, 
2. Nilai relative dari setiap jabatan, 
3. Beban kerja setiap jabatan, 
4. Peran dari setiap jabatan secara umum.

Dengan mengetahui bobot masing-masing Pekerja/Title Pekerja, akan memudahkan kita dalam melakukan penilaianan terhadap grading system. Ada beberapa teori untuk pembuatan grading system, antara lain:

1. Job Ranking Method

Metode job evaluation yang paling sederhana, paling mudah dilakukan, dan paling murah biayanya. Melalui metode ini jabatan jabatan diurutkan (rank) sesuai nilai kepentinganya bagi perusahaan. Jabatan yang lebih dibutuhkan atau lebih kompleks ditempatkan di atas jabatan yang kurang dibutuhkan atau lebih sederhana.

Keunggulan: Serderhana; mudah; murah dan mudah dipahami seluruh karyawan.

Kelemahan: Faktor subyektifitas sangat tinggi meskipun dievaluasi oleh sekelompok tim, oleh karena tidak didasarkan pada factor factor yang dapat diukur secara obyektif. Hanya dapat dilakukan untuk perusahaan dengan jumlah jabatan sedikit (di bawah 20 jabatan)

Contoh job rangking:

1.      Direktur

2.      Manajer Pemasaran

3.      Manajer Keuangan & Administrasi

4.      Manajer operasi

5.      Staf pemasaran

6.      Staf akuntansi

7.      Staf operasi

8.      Staf administrasi

9.      Sekretaris

10.  Mesengger

11.  Office boy

 2. Job Classification method;

Metode ini sedikit lebih canggih dari Job ranking, dimana jabatan tidak sekedar di ranking namun telah menggunakan kategori yang berjenjang atau grade untuk setiap jabatan. Kategori grading didasarkan atas deskripsi pekerjaan setiap jabatan yang kemudian dikelompokkan dalam 4 sd 9 level. Grade setiap jabatan disesuaikan dengan criteria masing masing kategori tersebut.

Keunggulan: Aplikasi metode cukup sederhana, mudah dilakukan, hampir mirip dengan job grading.

Kelemahan: Masih mengandung unsure subyektif, terutama ketika menyusun criteria kategori/ grade.

Job Grade	Standard Description
I	Work is simple and highly repetitive, done under close supervision, requiring minimal training and little responsibility or initiative. Example Janitor; File clerk
II	Work is simple repetitive, done under close supervision, requiring some training or skill. Employee is expected to assume responsibility or exhibit initiative only rarely. Example: clerk typist I; Machine Cleaner
III	Work is simple, with little variation, done under general supervision. Training or skill required. Employee has minimum responsibilities and must take some initiative to perform satisfactorily. Example Clerk typist II; part expeditor; machine cleaner.
IV	Work is moderately complex, with some variation, done under general supervision. High level of skill required. Employee is responsible of equipment or safety; regularly exhibits initiative, example Machine operator I; Chief Clerk Typist.
V	Work is complex, varied done under general supervision. Advanced skill level required. Employee is responsible for equipment and safety; shows high degree or initiative. Example: Machine Operator II; Mechanic I.

3. Factor Comparison method;

Metode evaluasi dengan cara membandingkan factor factor yang compensable dari setiap jabatan dengan mengacu pada key jobs (jabatan kunci) yang diperoleh melalui benchmark pada dasar tenaga kerja.

Keunggulan: Metode ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan penilaian sesuai kebutuhannya (customized) dan lebih obyektif dari metode job rangking dan job grading.

Kelemahan: Membanding bandingkan factor yang compensable memakan waktu banyak.

                                                                                    Rp. 000

COMPENSABLE FACTORS	KEY JOBS
	Secretary	Office Boy	IT Officer	Forklift Driver	Data Entry Clerk
1. Responsibility	2.40	1.40	3.00	1.80	0.80
2. Skill	2.00	1.20	4.00	1.80	0.80
3. Mental Effort	1.80	1.40	3.00	1.20	0.60
4. Physical Effort	0.80	0.80	2.00	2.80	1.80
5. Work Condtion	0.60	0.60	0.60	1.80	0.60
Total	7.60	5.40	12.60	9.40	4.60

 4. Point Method

Adalah metode job evaluation yang paling banyak digunakan karena obyektifitas dan akuransinya yang sangat tinggi. Dalam metode ini jabatan dinilai atas dasar factor factor yang dapat dinilai dengan uang (compensable) dengan menggunakan point (angka). Factor factor yang dimaksud antara lain adalah ketrampilan (skill), tanggungjawab (responsibility), upaya fisik dan mental, serta kondisi kerja (working condition).

Keunggulan: Metode ini dianggap paling baik oleh karena penilaian atas dasar point jauh lebih obyektif dan akurat disbanding metode evaluasi lainnya.

Kelemahan: Proses memakan waktu cukup lama.

No	Compensable Factor	Level
		%	Min	Low	Moderate	High
			I	II	III	IV
1	RESPONSIBILITY	31
	a. Safety		25	50	75	100
	b. Equipment		20	40	60	80
	c. Supervisory		5	20	35	50
	d. Product/ Service quality		20	40	60	80
2	SKILL	28
	a. Experience		45	90	135	180
	b. Education/ training		25	50	75	100
3	EFFORT	25
	a. Physical		25	50	75	100
	b. Mental		35	70	105	150
4	WORKING CONDITIONS	16
	a. Unpleasant Conditions		20	40	60	80
	b. Hazards		20	40	60	80
Total point		1000				1000

5. Grouping Method

Pembagian Group dalam Grading system ini dikarenakan, selama ini menjadi perhatian lebih hanya lebih fokus kepada Group Managerial saja. Sementara tim specialist yang menjadi suatu kelebihan perusahaan dalam menjawab permasalah yang ada tidak masuk dalam perhatian manajemen.

Akibat dari sistem ini, banyak tenaga ahli melakukan eksodus yang mengakibatkan bertambahnya turn over employee dan kehilangan tenaga ahli. Yang bertahan dalam perusahaan, mereka mencoba hijrah masuk ke group manajerial, yg menyebabkan kekurangan tenaga ahli. Harus ada perlakuan khusus utk tenaga ahli seperti ini. Salah satunya adalah membuka krand grading mereka yg lebih tinggi lagi.

Grading system ini juga dapat digunakan perusahaan dalam memicu group lain yaitu tim sales. Untuk memotivasi mereka dalam meningkatkan pendapatan mereka dari insentif bukan dari basic salary atau grading system. Dari semua group yang ada, tim Sales mereka merupakan grading yang paling terendah.

Grading system juga mengeliminasi dari perlakukan kepangkatan berdasarkan senioritas. Dalam grading system ini, utk tim Administasi merupakan ada pembatasan grading, tertinggi hanya selevel supervisor. Pembatasan ini dikarenakan karena tim administrasi biasa, tdk membutuhkan spesialist tertentu, atau jurusan kuliah tertentu. Pekerjaan ini sifat administrasi biasa, tdk membutuhkan keahalian yg tinggi atau jurusan sekolah tertentu.

Berikut gambar Grouping Method