PERFORMANCE EVALUATION

Performance Evaluation (PE)
Bentuk penilain pribadi yang terdiri:
- Penilaian kolektif (BSC)
- Penilaian pencapaian individu (Job Assignment)
- Penilaian disiplin (faktor pengurang)

Sedangkan bentuk penilaian Kolektif/Departemen/Divisi terdiri dari:

- Penilaian Target Corporate
- Penilaian target Departemen/Divisi yang terdiri dari:
   - Penilaian Finance
   - Penilaian Customer
   - Penilaian Learning Growth
   - Penilaian Internal Process

NILAI

Kelas Kamis malam kampus B

Soal 1.
Pakari latihan soal no 1. Revisinya Perusahaan memperluas cabang dgn membuka cabang di pasar kramat jati. Perusahaan ini retain buah2an, jelaskan 4 lingkungan perusahaan yg hrs diperhatikan. berikut penjelasanya. (Fokus pada fakta lalu dihubungkan dgn lingkungan perusahaan bukan definisi)

soal 2. Masalah dlm menerapkan sistem info global terdiri dari 3 bagian:
1. kendala politis, 2. permsalahan teknologi, 3. kurangnya dukungan dari para manager

jelaskan bagaimana menangggapi masalah tsb.

soal 3. Jika anda ingin membuka alfamart.
jelaskan bagaimana rencana bisinis strateginya.
(jelaskan fokus pada rangka rencana bisnis strateginya)

Judul email haru pakai nama dan NIM
Dikirim paling lambat setelah soal ini direlease.
kirim ke andyaljogja@gmail.com

STRATEGI JOB ANALYSIS DALAM RECRUITMENT

Dalam menjalankan kegiatan perusahaan dibutuhkan peranan sumber daya manusia. Tanpa adanya sumber daya manusia, sudah pasti mengganggu kegiatan operasional yang mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian, akibat kurang suportnya SDM yang ada.

Perusahaan sudah tentu mengambil beberapa rencana back-up untuk menjamin ketersediaan sumber daya manusia. Dan tentu ini merupakan tugas dari rekan Tim Rekruitment untuk menjamin hal tersebut.

Rekruitmen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapatkan calon kaaryawan yg diinginkan/kualified sesuai dgn jabatan atau lowongan yg ada. Dengan demikian tujuan, rekruitmen adalah menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjariring calong karyawan dengan kualitas tertinggi dari yg terbaik.

Ada beberapa penyebab pos suatu posisi tertentu menjadi kosong (vacant) antara lain:

1.    Pensiun

2.    Resign

3.    PHK

4.    Promotion ke posisi yang lebih tinggi

5.    Posisi baru

6.    Dan lain-lain

Tim Rekruitment akan memulai proses recruitment apabila sudah menerima Form Permintaan Tenaga Kerja (Manpower Request) dari masing-masing Department/Divison.

Namun demikian penambahan MP harus didasari atas asas kehati-hatian yang tinggi. Karena kesalahan akan pengrekrutan akan mengakibatkan terus mengalami kerugian sepanjang orang yang diterima tersebut masih bekerja. Faktor yang paling mengerikan lagi adalah bukan hanya karena underperformance, tetapi juga factor influence Pekerja tersebut terhadap karyawan lain. Sifat toxic yang dimiliki Pekerja tersebut yang harus dieliminir. Namun demikian penyelesaian PHK sesuai aturan uu 13 tahun 2003 merupakan suatu beban yang cukup besar untuk perusahaan. Karena dampak yang benar-benar dapat mengakibatkan kerugian yang besar dan nyata bagi perusahaan, maka Recruitment Pekerja benar-benar harus memiliki prinsip kehati-hatian.

Karena factor tersebut ada beberapa solusi yang diberikan untuk masalah ini seperti:

1.    Overtime, untuk pekerja lain untuk menutupi gap posisi yang kosong tersebut

2.    Outsourcing, memakai tenaga kerja dari luar dan sifatnya hanya kontrak saja

3.    Elimination job desc, menghapus job desc vacant, dengan cara mendistribusikan job desc vacant tersebut ke tim yang lain.

Sebelum melakukan pengrekruitan tenaga kerja, system yang baik, sebaiknya kita melakukan job analysis dulu, mengamati pekerjaan tersebut. Dan merekomendasikan hasll observasi dalam pengerekruitan tenaga kerja yang baru atau dengan merekomensikan pilihan yang lain.

Job Analysis: merupakan suatu kegiatan pengamatan/preview terhadap suatu pekerjaan. Pengamatan ini meliputi bagaimana tugas, tanggungjawab, dan kewajiban yang harus dimiliki terhadap jabatan ini. Output terhadap job analysis ini adalah rekomendasi apakah perlunya penambahan Manpower atau distribusi jabatan ini ke yang lain.

JOB ANALYSIS AND RECOMMENDATION

Setelah melakukan job analysis, setelah itu kita melakukan recommendation kepada pihak terkait. Recommendasi ini ada dua yaitu Penambahan MP (ADD MP) dan Penghapusan job (Eliminated job). Dari ADD MP diturunkan lagi apakah perlu memakai outsourcing, contract, atau penambahan karyawan. Sedangkan Eliminated job juga diturunkan lagi menjadi penambahan overtime, distribusi job atau doble job.

ADDITIONAL MANPOWER

Penambahan Manpower merupakan suatu pilihan terakhir. Penambahan satu Manpower dapat menambah biaya yang mengikutinya seperti biaya gaji, biaya atk, biaya konsumsi, biaya thr dan lain-lain. Penambahan manpower tidak hanya menambah biaya gaji saja, tetapi ditambah biaya lainnya yang mengikutinya. Konsekuensi dari adalah suatu perhatian yang khusus dan merupakan alternative terakhir.

Penambahan MP sendiri ada beberapa alternativenya seperti: outsourcing, contract atau permanent. Untuk penambahan outsourcing biasanya untuk penambahan tenaga kerja yang sifatnya untuk mengerjakan pekerjaan yang musiman dan tidak terlalu berat. Untuk pilihan ini memerlukan biaya yang tidak terlalu mahal dibandingkan yang lain.

Sedangkan untuk pekerjaan contract, biasanya untuk pekerjaan yang mirip dengan pekerjaan yang karyawan permanent. Keuntungan dari model ini adalah pemutusan hubungan kerjanya tidak susah dengan berakhirnya masa kontrak. Hanya saja dampak negative untuk pekerja kontrak ini, biasanya kurang familiar di Indonesia sehingga Pekerja yang memiliki status pekerja cenderung untuk mencari pekerjaan lain untuk posisi yang lebih aman yaitu permanent. Untuk antisipasi hal ini, biasanya ada tawaran di akhir kontrak untuk peluang diangkat menjadi permanent.

Untuk model terakhir penambahan Pekerja permanent. Untuk proses ini sekali proses kehati-hatian harus diutamakan, karena sekali kita salah rekrut orang yang salah akan mengakibatkan cost yang tinggi dan bisa menjadi toxic dan pemutusan hubungan kerja dapat menimbulkan biaya yang sangat tinggi bagi perusahaan. Sedangkan rekrut pekerja yang ideal biasanya diikuti permintaan comben yang tinggi pula dari Pekerja. Sedangkan rekrut pekerja yang keahlian masuk dalam kategori biasa saja dapat menjadi beban bagi perusahaan ke depan karena performance yang standar.

  

ELIMINATION JOB

Posisi yang ada dipandang sebagai suatu peluang dengan cara mengeliminasi pekerjaan tersebut. Eliminasi pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan mengalihkan pekerjaan yang ada tadi didistribusikan ke teman sekitar atau ke bawah, samping atau ke atas.

Eliminasi ke bawah tentu biasanya berupa penambahan jumlah overtime. Sedangkan ke samping bisa berupa penambahan overtime atau double job. Sedangkan eliminasi ke atas sudah tentu berupa double job.

Beberapa keuntungan dengan cara melakukan eliminasi seperti:

1.    Penambahan gaji atau overtime terhadap pekerja yang double job atau overtime tentu jauh lebih hemat daripada menggantikan pekerja yang ada dengan penambahan MP.

2.    Penambahan gaji/overtime bagi yang double job akan meningkatkan pendapatan, dan mungkin ini di atas upah minimum regional. Dan salah satu permasalahan upah adalah upah minimum yang sering dianggap rendah oleh pekerja, apalagi upah tersebut di bawah UMR.

3.    Memaksimumkan tenaga kerja yang ada. Dengan penambahan pekerjaan dari pekerjaan yang dieliminasi. Lingkungan kerja akan penuh dengan semangat kerja yang positif.

4.    Tidak perlu penambahan peralatan support atau tunjangan seperti THR dan lain-lain,

Job analysis bisa digunakan lebih maksimal lagi pada pengajuan revisi modifikasi perubahan system apakah itu SOP nya maupun terhadap software. Dengan kemajuan teknologi system informasi yang lebih cepat, akan sangat membantu perusahaan dalam kegiatan operasional perusahaan.

Distribusi pekerjaan yang dieliminasi bisa sebagian diambil oleh teknologi system informasi. Dan sisanya bisa didisitribusikan ke rekan/bawahan atau atasan.

Kesimpulan:

Penambahan MP akan menimbulkan biaya yang tinggi bagi perusahaan. Pengalihan dari permintaan tenaga kerja ke distribusi job ke yang lain merupakan suatu solusi menekan biaya. Sekaligus meningkatkan pendapatan yang lain dengan menerima distribusi job dari Pekerja yang keluar.

Pertimbangan penggunaan kemajuan teknologi akan system informasi sangat membantu untuk me-reduce pekerjaan dari Pekerja sekaligus menghemat jumlah MP.

Grading System

Grading system adalah golongan dari Pekerja yang menunjukkan tingkatan Pekerja tsb dalam perusahaan, yang tentunya penentuan golongan Pekerja tsb harus disesuaikan terlebih dahulu pada kualifikasi dan kompetensi yang dimilikinya.
Berikut gambar di tahap posisi mana grading system tsb berada:

Pada gambar di atas nampak bahwa sebelum melakukan pemetaan terhadap Grading System, kita harus melakukan Job Evaluation terlebih dahulu.

Definisi Job Evaluation adalah Suatu proses yang sistematik untuk menetapkan nilai relative dari seluruh jabatan dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk mendesain ComBen system yang adil dan kompetitif. Fungsi job evaluation:
1. Untuk menetapkan factor penyeimbang dalam penyusunan struktur penggajian,
2. Untuk menetapkan tingkat penggajian yang kompetitif dengan perusahaan lain. Hal hal yang diukur dalam job evaluation:
1. Bobot jabatan, 
2. Nilai relative dari setiap jabatan, 
3. Beban kerja setiap jabatan, 
4. Peran dari setiap jabatan secara umum.

Dengan mengetahui bobot masing-masing Pekerja/Title Pekerja, akan memudahkan kita dalam melakukan penilaianan terhadap grading system. Ada beberapa teori untuk pembuatan grading system, antara lain:

1. Job Ranking Method

Metode job evaluation yang paling sederhana, paling mudah dilakukan, dan paling murah biayanya. Melalui metode ini jabatan jabatan diurutkan (rank) sesuai nilai kepentinganya bagi perusahaan. Jabatan yang lebih dibutuhkan atau lebih kompleks ditempatkan di atas jabatan yang kurang dibutuhkan atau lebih sederhana.

Keunggulan: Serderhana; mudah; murah dan mudah dipahami seluruh karyawan.

Kelemahan: Faktor subyektifitas sangat tinggi meskipun dievaluasi oleh sekelompok tim, oleh karena tidak didasarkan pada factor factor yang dapat diukur secara obyektif. Hanya dapat dilakukan untuk perusahaan dengan jumlah jabatan sedikit (di bawah 20 jabatan)

Contoh job rangking:

1.      Direktur

2.      Manajer Pemasaran

3.      Manajer Keuangan & Administrasi

4.      Manajer operasi

5.      Staf pemasaran

6.      Staf akuntansi

7.      Staf operasi

8.      Staf administrasi

9.      Sekretaris

10.  Mesengger

11.  Office boy

 2. Job Classification method;

Metode ini sedikit lebih canggih dari Job ranking, dimana jabatan tidak sekedar di ranking namun telah menggunakan kategori yang berjenjang atau grade untuk setiap jabatan. Kategori grading didasarkan atas deskripsi pekerjaan setiap jabatan yang kemudian dikelompokkan dalam 4 sd 9 level. Grade setiap jabatan disesuaikan dengan criteria masing masing kategori tersebut.

Keunggulan: Aplikasi metode cukup sederhana, mudah dilakukan, hampir mirip dengan job grading.

Kelemahan: Masih mengandung unsure subyektif, terutama ketika menyusun criteria kategori/ grade.

Job Grade	Standard Description
I	Work is simple and highly repetitive, done under close supervision, requiring minimal training and little responsibility or initiative. Example Janitor; File clerk
II	Work is simple repetitive, done under close supervision, requiring some training or skill. Employee is expected to assume responsibility or exhibit initiative only rarely. Example: clerk typist I; Machine Cleaner
III	Work is simple, with little variation, done under general supervision. Training or skill required. Employee has minimum responsibilities and must take some initiative to perform satisfactorily. Example Clerk typist II; part expeditor; machine cleaner.
IV	Work is moderately complex, with some variation, done under general supervision. High level of skill required. Employee is responsible of equipment or safety; regularly exhibits initiative, example Machine operator I; Chief Clerk Typist.
V	Work is complex, varied done under general supervision. Advanced skill level required. Employee is responsible for equipment and safety; shows high degree or initiative. Example: Machine Operator II; Mechanic I.

3. Factor Comparison method;

Metode evaluasi dengan cara membandingkan factor factor yang compensable dari setiap jabatan dengan mengacu pada key jobs (jabatan kunci) yang diperoleh melalui benchmark pada dasar tenaga kerja.

Keunggulan: Metode ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan penilaian sesuai kebutuhannya (customized) dan lebih obyektif dari metode job rangking dan job grading.

Kelemahan: Membanding bandingkan factor yang compensable memakan waktu banyak.

                                                                                    Rp. 000

COMPENSABLE FACTORS	KEY JOBS
	Secretary	Office Boy	IT Officer	Forklift Driver	Data Entry Clerk
1. Responsibility	2.40	1.40	3.00	1.80	0.80
2. Skill	2.00	1.20	4.00	1.80	0.80
3. Mental Effort	1.80	1.40	3.00	1.20	0.60
4. Physical Effort	0.80	0.80	2.00	2.80	1.80
5. Work Condtion	0.60	0.60	0.60	1.80	0.60
Total	7.60	5.40	12.60	9.40	4.60

 4. Point Method

Adalah metode job evaluation yang paling banyak digunakan karena obyektifitas dan akuransinya yang sangat tinggi. Dalam metode ini jabatan dinilai atas dasar factor factor yang dapat dinilai dengan uang (compensable) dengan menggunakan point (angka). Factor factor yang dimaksud antara lain adalah ketrampilan (skill), tanggungjawab (responsibility), upaya fisik dan mental, serta kondisi kerja (working condition).

Keunggulan: Metode ini dianggap paling baik oleh karena penilaian atas dasar point jauh lebih obyektif dan akurat disbanding metode evaluasi lainnya.

Kelemahan: Proses memakan waktu cukup lama.

No	Compensable Factor	Level
		%	Min	Low	Moderate	High
			I	II	III	IV
1	RESPONSIBILITY	31
	a. Safety		25	50	75	100
	b. Equipment		20	40	60	80
	c. Supervisory		5	20	35	50
	d. Product/ Service quality		20	40	60	80
2	SKILL	28
	a. Experience		45	90	135	180
	b. Education/ training		25	50	75	100
3	EFFORT	25
	a. Physical		25	50	75	100
	b. Mental		35	70	105	150
4	WORKING CONDITIONS	16
	a. Unpleasant Conditions		20	40	60	80
	b. Hazards		20	40	60	80
Total point		1000				1000

5. Grouping Method

Pembagian Group dalam Grading system ini dikarenakan, selama ini menjadi perhatian lebih hanya lebih fokus kepada Group Managerial saja. Sementara tim specialist yang menjadi suatu kelebihan perusahaan dalam menjawab permasalah yang ada tidak masuk dalam perhatian manajemen.

Akibat dari sistem ini, banyak tenaga ahli melakukan eksodus yang mengakibatkan bertambahnya turn over employee dan kehilangan tenaga ahli. Yang bertahan dalam perusahaan, mereka mencoba hijrah masuk ke group manajerial, yg menyebabkan kekurangan tenaga ahli. Harus ada perlakuan khusus utk tenaga ahli seperti ini. Salah satunya adalah membuka krand grading mereka yg lebih tinggi lagi.

Grading system ini juga dapat digunakan perusahaan dalam memicu group lain yaitu tim sales. Untuk memotivasi mereka dalam meningkatkan pendapatan mereka dari insentif bukan dari basic salary atau grading system. Dari semua group yang ada, tim Sales mereka merupakan grading yang paling terendah.

Grading system juga mengeliminasi dari perlakukan kepangkatan berdasarkan senioritas. Dalam grading system ini, utk tim Administasi merupakan ada pembatasan grading, tertinggi hanya selevel supervisor. Pembatasan ini dikarenakan karena tim administrasi biasa, tdk membutuhkan spesialist tertentu, atau jurusan kuliah tertentu. Pekerjaan ini sifat administrasi biasa, tdk membutuhkan keahalian yg tinggi atau jurusan sekolah tertentu.

Berikut gambar Grouping Method